Moderní technika výrazně zvyšuje kvalitu spolupráce v týmu a umožňuje lidem více svobody a flexibility při stejném nebo dokonce vyšším výkonu. Inteligentní kancelářské prostředí se odvíjí od nástrojů propojených s cloudem a celkové digitalizace. Díky technologiím není nutné držet lidi za jejich stoly a pořádat nekonečné uspávací meetingy několikrát denně.

Technika
Už teď jsou k dispozici digitální flipcharty a celé stěny, které umí nákresy a čmáranice vznikající při poradách převést do dokumentů a nasdílet celému týmu tak, aby je mohl dál upravovat a využívat. Umí jedním kliknutím v telefonu předvést v zasedačce celou prezentaci, do které si každý rovnou může dělat poznámky. Opět klidně na svém telefonu nebo tabletu.

Hlavní výhody virtuální zasedačky:

  • konec e-mailových přestřelek
  • uvolníte svým lidem ruce, nohy i hlavy
  • zkrácení firemních meetingů
  • více času na kreativní práci a vymýšlení skutečných řešení
  • okamžitý přístup k datům, kalendářům, dokumentům
  • umožnění práce odkudkoliv v jakémkoliv čase
  • většinu technologií je možné snadno upgradovat podle rostoucích nároků
  • moderní řešení umožní rychlejší komunikaci i se zákazníky a klienty

Věčné hledání kabelů a ovladačů k projektorům, propojování s notebooky, volání ajťáků, když zase něco nefunguje, plivání na vyschlé fixy pro psaní na tabuli. Nic takového. Stačí obrazovka, aplikace a propojené zařízení, které si nosí každý v kapse. Videokonference se nesekají, všichni jsou slyšet, i když jsou napojení přes tablet z kavárny nebo z karavanu na pláži.

Základem je jednoduchý přístup k datům a možnost připojení k firemním serverům odkudkoliv. Vzdálené spojení umožňuje zaměstnancům stále více českých firem, zatímco v roce 2010 jich byla třetina, vloni podle dat statistického úřadu už víc než polovina.

Zdroj: ČSÚ, data z ledna 2016

Zásadně se mění i možnosti vnitrofiremní komunikace. Taky dostáváte desítky a stovky e-mailů, kopií e-mailů a kopií kopií e-mailů, které vlastně vůbec nejsou určeny vám, ale někdo vám je poslal, aby vám dal na vědomí, že taky pracuje? Aplikace pro správu dokumentů je umí nejen přehledně sdílet, ale většinou obsahují i přehledné komunikační nástroje, které se dají nastavit tak, aby každý dostal jen informace, které skutečně potřebuje. Na dokumentech může pracovat několik lidí najednou, každý v týmu okamžitě vidí změny a může je komentovat, aniž by nutně seděl za kancelářským stolem nebo na židli v zasedačce.

Takhle se o kancelářích budoucnosti mluvilo v roce 1979, elektronická komunikace byla jen hodně odvážnou představou.

Jistě, technika, cloudové řešení i aplikace něco stojí, ale nemusí to být šestimístné sumy. Zasedačka nemusí zrovna umět sama rozsvěcovat, větrat a rezervovat místa (i když i taková technologie je k dispozici), stačí, když její vybavení umožní propojení týmů a komunikaci i na dálku.

K tomu si najděte providera, který ke cloudu nabídne rovnou i sadu kancelářských aplikací, a vše ostatní se snažte řešit co nejjednodušeji. Naprostá většina aplikací se dá ovládat ze smartphonu, z tabletu, ze zařízení, které vaši lidi už dávno používají. Jen je přizpůsobí novému systému práce. Vysoká cena neznamená automaticky efektivnější pracovní prostředí.

Trendem současnosti je flexibilní pracovní doba a možnost home office. Málokoho pod třicet nalákáte do firmy, která nic takového neumožní. Už při pohovoru se mileniálové zajímají o míru svobody, kterou v práci případně dostanou (a samozřejmě o peníze).

Přerod klasické zasedačky na tu virtuální je ale možný jen s kvalitním digitálním řešením. „Klíčové je mít dobrou platformu pro komunikaci, projektové řízení, úkoly, sdílení dokumentů. Ta musí být jak dostatečně jednoduchá a rychlá, tak promyšleně navržená, aby nám při práci „šla z cesty“. Abychom si vlastně neuvědomovali, že ji používáme, abychom ji nemuseli složitě udržovat, nastavovat, nekonečně něco hledat, opakovaně zadávat tatáž data. Právě tak poznáme dobrý systém – že si ho během používání ani nevšimneme,“ popisuje správné podmínky pro spolupráci ve virtuálně propojených týmech psychoterapeut a psycholog Dalibor Špok, který pomáhá lidem hledat uplatnění na pracovním trhu.

Prostředí
Ale není to jen o technologii a nástrojích. Velké korporace, jako je Microsoft nebo Apple naslouchají nárokům mladých zaměstnanců a mění podle nich i pracovní prostředí.


Tipy na aplikace:
Slack
Pokud máte dost zastarávajícímu e-mailu, tak Slack je moderní varianta. Jde o komunikační nástroj, ve kterém jste ve svém týmu schopni sledovat jednotlivé kanály zaměřené na konkrétní oblasti v rámci firmy. Hlavním benefitem je rychlejší a především kvalitnější komunikace, rychlé vyhledávání a napojení na služby třetích stran, jako je Dropbox, Google Apps, Asana, Twitter a další.
Trello
Trochu netradiční způsob zpracování a sdílení projektů v rámci týmu, ale i osobního time managementu nabízí Trello a jeho sloupcový systém. Každý sloupec reprezentuje část projektu (příprava, realizace, prezentace klientovi) a vy můžete události, poznámky, úkoly, obrázky apod. přesouvat podle toho, jak se blížíte k cíli. Můžete vést s kolegy diskusi a sdílet soubory.
BaseCamp
Pokročilá aplikace pro sledování projektů odkudkoliv. Zobrazuje nejnovější zprávy a posuny v každém projektu, umožňuje přepínání mezi diskuzemi a okamžitý zápis vlastních nápadů. (Existuje několik alternativ, třeba české Freelo.)
Threema
Občas potřebujete komunikovat zabezpečeně a zprávy šifrovat, aby se k nim nedostal někdo nepovolaný, třeba když sedíte v kavárně. Aplikace Threema konkuruje řešením, jako je Whatsapp, havně přidanou spolehlivou bezpečnostní vrstvou.
OneNote
Tenhle program nabízí jednoduché a rychle naučitelné prostředí elektronického zápisníku. Jako byste si svoje poznámky dělali klasicky do papírového bloku. OneNote podporuje ručně (prstem či stylusem) psané poznámky a synchronizaci mezi zařízeními i rozpoznávání vyfoceného textu a silnou integraci do Microsoft prostředí.


S tím, jak rostou možnosti práce odkudkoliv, roste úloha kanceláře jako místa setkávání, brainstormingu, kde je možné konzultovat úkoly a projekty s kolegy, kam člověk rád dvakrát třikrát týdně přijde, i když jinak má možnost home office.
Velké firmy samozřejmě mají mnohem více možností, ale i menší firma může svojí zasedačku přizpůsobit a modernizovat. Nemusíte zrovna stavět posilovny, místnosti pro jógu a hraní her, ale posun může znamenat i modernější vybavení, materiály, sezení nebo osvětlení.

Tip T-Mobile:
Firmy, které potřebují zkombinovat hlasové služby, nástroje pro spolupráci a zasílání zpráv, mají k dispozici platformu Virtuální ústředna. Služba Sjednocená komunikace uživatelům usnadňuje komunikaci a poskytuje jim jednotné prostředí pro notebooky, smartphony tablety a IP telefony. Umožňuje komunikaci lidem z různých lokalit, při cestování nebo z domova. Může být implementována rychle, snadno a bez nutnosti velkých vstupních investic. Podporuje i videohovory a telekonference.
Díky řešení Microsoft Office 365 – se uživatel může ke svým e-mailům a dokumentům dostat odkudkoli a téměř z každého zařízení. Má k dispozici nejlepší kancelářské aplikace, dostatek úložného prostoru v bezpečném cloudu a profesionální email.