Téměř veškerá komunikace probíhá e-mailem a prostřednictvím sociálních médií, peníze se převádějí on-line, faktury se dají jednoduše řešit elektronicky. Ale v řadě firemních sídel stále straší police s papírovým archivem, kopírky, sešívačky a razítka. Jak krásná a uklizená by byla kancelář bez stovek šanonů a neroztříděných hromad. Kolik práce a času by zbylo na užitečnější věci…… Jak ty tuny haraburdí nechat zmizet?

Zastavte proud papírů

Než začnete hromadu papírů likvidovat a převádět, přiškrťte jejich zdroj, nebo vás papíry zase brzy zavalí. Začněte u dokumentů, které pravidelně chodí poštou nebo vám je vozí messenger. Nemohl by je od zítřka odesílatel posílat elektronicky? Banky, mobilní operátoři, úřady. Většina z nich to už umí a i pro ně to je levnější řešení.

Proč se zbavit papírů v kanceláři
– Nižší náklady na fyzické ukládání a tisk
– Zlepšení koordinace mezi zaměstnanci
– Možnost využít moderních analytických nástrojů
– Ekologický provoz bez papírů
– Rychlý a snadný přístup k dokumentům odkudkoli
– V zabezpečeném cloudu nehrozí přírodní katastrofy ani krádež

Pak se vrhněte na papíry, které kolují po firmě a nebo z ní odcházejí ven. Nemůžou vaši lidi víc využívat mobily, tablety a laptopy? Nebylo by snadnější vydávat interní bulletin elektronicky a zařídit všem zaměstnancům e-mail? Nebo jim zásadní informace předat třeba prostřednictvím pravidelného videa, které poběží na obrazovce v dílně?

I v komunikaci se zákazníky je papírová doba letáků u konce. Zkuste k letákům rozesílat i elektronický newsletter, třeba zjistíte, že to má větší zásah a větší odezvu a získáte díky tomu kvalitnější analýzu custommer experience. Využít lze nástroje na přesné zacílení marketingové reklamy: každý dostane jen takové sdělení, kterého ho zajímá.

Při tomhle uklízení určitě narazíte na řadu papírových položek, které není nutné nahrazovat digitální verzí, ale s klidem je můžete zrušit úplně. Digitalizace je skvělý důvod pro odhlášení všech těch pozvánek, přáníček, chytrých i hloupých nabídek, které jste stejně nikdy nečetli.

Naučte firmu žít digitálně

Na digitální správu dokumentů dnes velmi snadno navážete nástroje na jejich sdílení. Stačí si vybrat aplikaci, která bude pro firmu ideální. Moderní nástroje umí přiřadit konkrétní dokumenty jednotlivým týmům, aktualizovat je, otevírat je na kterémkoliv zařízení, malovat do nich, psát… Každý má k dispozici jen to, co opravdu potřebuje. Snadno a rychle. Záznamy z porad se automaticky přiřadí k projektům, digitální flipcharty umí převést do elektronické formy i ručně malované grafy a nákresy. Součástí aplikací jsou i komunikační nástroje, které neotravují a nebobtnají.

Nahlédněte do digitalizované ZASEDAČKY

Myslete dopředu

Digitální archiv je jen jednou částí ucelené koncepce digitalizace firmy. Můžete s ním začít, ale byla by škoda u něj skončit. Předem si promyslete, jak budete řešit další kroky.

5 jednoduchých rad (pro začátečníky)
1. Skenujte pomocí aplikací
Při převádění papírů na digitální soubory můžete využít skener nebo klidně foťák kvalitnějšího telefonu. Vyplatí se zvolit aplikaci, která se skenováním pomůže – automaticky otočí naskenovaný dokument, převede ho do požadovaného formátu a přidá do nastaveného úložiště. Základní funkce má třeba Google Disk, nebo poznámkový Evernote. Ale k dispozici jsou i speciální apky jako CamScanner nebo Genius Scan. Některé umí rozpoznat text, takže je pak možné prohledávat soubory i podle slov nebo vět. Stolní skenery obsahují inteligentní software a často umí přesunout dokumenty do cloudu i bez počítače. Ty nejlepší si poradí s 25 oboustrannými dokumenty za minutu.
2. Ukládejte soubory ve formátu .PDF
Tenhle formát je univerzální, každý ho snadno zobrazí (případně převede) v softwaru, který je zdarma. Uložíte tak text, obrázky i třeba elektronický podpis.
3. Vytvořte si jasný systém pojmenování souborů
Každý soubor by měl mít stejný formát a krátký, ale jasný název. Systém by vám měl umožnit rychle najít požadovaný dokument. Předem promyslete i větvení složek, do kterých budete dokumenty ukládat.
4. Zálohujte
Záloha naskenovaných dokumentů je pro bezpapírovou firmu podstatná. Elektronické záznamy nesmíte ztratit, ty papírové po naskenování projeďte skartovačkou. Investice do záložních terabajtových disků nebo cloudového řešení se rozhodně vyplatí.
5. Investujte energii a čas
Ano, je to možná horší než stěhování a určitě horší než malování. Skenovat tisíce dokumentů vyžaduje velkou časovou i energetickou investici. Ale ten pocit, až bude všechno jednou pro vždy digitalizováno…

Moderní systémy využívají automatizaci, umělou inteligenci a strojové učení.To znamená, že řada procesů navázaných na archiv dokumentů může fungovat v budoucnu sama a neustále se zlepšovat. Automatická může být i likvidace vybraných dokumentů po nastavené době archivace.

Automatizovat lze třeba účetnictví – placení nebo urgenci úhrady faktur a jejich ukládání do archivu, zpracování podkladů pro daňová přiznání, nebo automatický proces komunikace se zákazníkem od výběru zboží či služby až po její objednávku a zaplacení.

Podívejte se , jak funguje digitalizovaná ÚČTÁRNA.

Podobně si můžete nastavit správu dokumentů v HR, ukládání životopisů, pracovních smluv a jejich aktualizaci.

Pokud to s digitalizací myslíte opravdu vážně, je třeba myslet i na to, jak data uložená v archivu dál využívat. Díky analytice můžete získat zpětnou vazbu, která vám pomůže zlepšit strategii, rozpoznat slabá místa, identifikuje přesné potřeby zákazníků a pomůže nastavit efektivnější obchodní model. Systém zná vaše zaměstnance, spočítá vám náklady a upozorní, kde potřebuje firma posílit. Papírové záznamy uložené někde ve skříni nic takového neumí.

Hledejte efektivní řešení

Požadavky na efektivní řešení jsou jasné: Potřebujete systém, který je funkční, flexibilní, snadno ovladatelný a ne moc nákladný. Potřebujete systém, který bude fungovat skoro automaticky a bez údržby.

Digitální řešení by nemělo narušit stávající procesy a pracovní postupy ve firmě. Systém by si měl rozumět s dalšími složkami vaší nové digitální firmy a měl by umět komunikovat i se systémy vašich partnerů, zákazníků a klientů.

Jak na cloud, zjistíte v moderní SERVEROVNĚ.

Nastudujte si pravidla

Každý, kdo při správě dat a dokumentů pracuje s osobními údaji, by měl znát pravidla, jak se s nimi bezpečně zachází.

Tip T-Mobile:
S řešením T-Cloud Office 365 a T-Cloud Záloha od T-Mobile získá firma za měsíční poplatek kompletní nástroj pro správu a bezpečné ukládání dokumentů.
Microsoft Office 365 si poradí se sdílením dokumentů, vytvářením prezentací a poznámek, plánováním úkolů a schůzek a také třeba s propojením videokonference. K aplikacím se snadno dostanete z jakékoliv platformy – mobilu, tabletu nebo počítače. K dispozici je kvalitní podpora v češtině.
T-Cloud Záloha automaticky ukládá data ze všech zařízení do cloudu. Všechna pracovní data Office 365 jsou uložena v perfektně zabezpečených datových centrech Microsoftu. Firma tak může přehledně fungovat na jednom virtuálním místě. Vše je pod ochranou proti virům i neoprávněnému přístupu.

Použití v praxi:
„Doba, kdy zaměstnanci města Lázně Bělohrad museli být kvůli vyřizování e-mailů a práci se sdílenými dokumenty přítomni v kanceláři je již dávno pryč. Díky nasazení Office 365 mají naši zaměstnanci přístup k dokumentům a e-mailům odkudkoliv a jsou schopni reagovat, i když nejsou zrovna přítomni v kanceláři. Soubory, které jsou bezpečně uloženy a zálohovány v cloudovém úložišti si mohou zobrazit třeba i v mobilním telefonu nebo webovém prohlížeči.“ TOMÁŠ HONS, Správce informačních technologií, MÚ Lázně Bělohrad.

V květnu 2018 začne být účinné nařízení GDPR, které způsob nakládání s osobními údaji výrazně změní. A to ve všech odvětvích. Nezáleží na tom, zda se jedná o bankovní instituce, zdravotnictví, veřejnou správu nebo třeba e-shopy. Cílem nařízení je co nejvíce chránit osobní údaje občanů EU proti jejich zneužívání a poskytnout lidem větší kontrolu nad tím, co se s citlivými informacemi děje. Pravidla si pečlivě prostudujte. Třeba tady.