Digitalizované účetnictví je jednou z nejdostupnějších služeb, která firmě výrazně ulehčí život a zbaví ji papírových faktur a nekonečně se kupících šanonů. K dispozici jsou aplikace, které umí vést účetnictví, ale i podat daňové přiznání a automatizovat některé platby. Účtárna může být snadno bezpapírová a mobilní.
Podle dat ČSÚ z roku 2015 přitom účetní aplikace prostřednictvím cloud computingu používá jen třetina českých firem, i když jejich počet roste. Výrazně napřed jsou s elektronickým podáním (je vyřízeno bez nutnosti používat doklady v papírové formě), v roce 2015 využilo tuhle formu 88 % českých firem, pět let před tím to uměla sotva polovina (48 %).
Jak firmy využívají internet k elektronickému podání? (v %)
Aplikace jako je třeba Fakturoid se snadno spravují a umožňují přehlednou kontrolu – umí vystavit fakturu, srovnat došlé platby nebo upozornit na klienta, kterému je třeba platbu připomenout. Pro menší firmy a živnostníky se hodí třeba účetní software Pohoda, který se dá pohodlně ovládat z mobilu.
Ukládání dat v cloudu je pohodlnou cestou, jak sdílet informace s externí účetní firmou nebo účetním, který nesedí ve firmě. Aplikace zajišťují oboustranný přístup. Pokročilejší účetní systémy s daty dál pracují a firmě poskytují základní ekonomickou analýzu a důležité grafy o stavu a vývoji byznysu. Přes aplikaci se dá snadno uzavřít daňové období nebo provést inventuru.
Neméně důležité je zabezpečení všech dat – podívejte se, jak čelit rizikům v cloudu.
Účtárna je částí firmy, které se rychlé změny technologií brzy dotknou ještě výrazněji. Společnosti pracující s umělou inteligencí vyvíjejí systémy, které budou umět provádět některé operace kompletně samy end-to-end: od přijetí objednávky, přes vyskladnění a fakturaci po evidenci plateb. A z tiskárny během toho nevyjede ani jeden papír.
Důležité pro další automatizace a digitalizace účetních operací je to, jak se firmy naučí používat elektronické doklady vyhovující legislativě ve formě e-faktury. Právě ta umožňuje automatický přenos od poskytovatele služby nebo zboží k příslušnému příjemci faktury rovnou prostřednictvím jejich aplikací. Naprostá většina firem ale zatím dává přednost klasické papírové faktuře, nebo ji zároveň posílá e-mailem, ale ve formě, kterou není možné zpracovat automaticky.
Jak firmy posílají faktury?
Zdroj: Data ČSÚ za leden 2016
Ne, nebojte se, že kvůli automatizaci budete muset hodné paní Vlastě, která se vám tolik let spolehlivě stará o faktury, říct, že si místo ní od ledna pořizujete robota. Její znalosti se budou hodit i při kontrole digitalizované formy účetnictví. Je ale na čase začít s lidmi v účtárně pracovat. Aby zvládli přechod na moderní a efektivní systém, uměli spravovat aplikace (řada řešení nabízí i on-line školení). Díky tomu, že jim technologie uvolní ruce, budou mít čas na hledání úspor nebo vyhodnocování možných investic a budou moci spolupracovat i na jiných činnostech (třeba při komunikaci se zákazníky nebo vymýšlení nových služeb, které bude vaše firma nabízet).
TIP T-Mobile: Podstatou je vhodná správa dat na cloudu, třeba prostřednictvím aplikace T-Mobilu T-Cloud Záloha, která umožní zálohovat jakákoli data ze všech zařízení do cloudu a kdykoliv se vracet ke všem verzím těchto dat. T-Mobile garantuje, že účetnictví, ale i další citlivá data, osobní údaje, smlouvy, faktury jsou v naprostém bezpečí.
